– Rekisteri- ja Tietosuojaseloste – 

Helsingin Nykyaikaiset 5-ottelijat r.y.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Helsingin Nykyaikaiset 5-ottelijat r.y.

2. Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö

Helsingin Nykyaikaiset 5-ottelijat r.y.
c/o Harri Parviainen
Kivipyykintie 6 C 19
00710 Helsinki
Puhelin: +358 50 309 6188

info(a)hn5o.fi

3. Rekisterin nimi

Helsingin Nykyaikaiset 5-ottelijat ry:n jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Jäsenrekisterin tarkoituksena on yhdistyksen jäsenasioiden hoitaminen, jäsenyyksien ylläpitäminen, jäsenmaksujen hallinnointi, viestintä jäsenille sekä yhdistyksen toiminnan järjestäminen ja kehittäminen. Henkilötietoja käytetään myös yhdistyksen lakisääteisten ja sääntöjen mukaisten velvoitteiden täyttämiseen sekä avustusten, tukien ja muiden viranomaisvaatimusten toteuttamiseen.

Lisäksi tietoja käytetään Helsingin kaupungin suorittamissa tarkastuksissa jäsenmäärien oikeellisuuden todentamiseen.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia jäsenen henkilötietoja:

• nimi
• osoite
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• syntymäaika
• sukupuoli
• aktiivilajitiedot
• jäseneksi liittymispäivä
• tehtävä seurassa
• hallituksen jäsenyystiedot
• mahdollinen muu seurajäsenyys tai edustus kuin Helsingin Nykyaikaiset 5-ottelijat ry:ssä
• muut jäsenyyden hoitamiseen liittyvät tiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään:

• seuran jäseneksi liittymislomakkeella annetuista tiedoista
• jäsenen itsensä sähköpostitse tai muutoin toimittamista tiedoista
• seuran sääntömääräisten kokousten päätöksistä ja pöytäkirjoista
• jäsenyyden ylläpitämiseen liittyvästä yhteydenpidosta

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja voidaan luovuttaa Helsingin kaupungille jäsenmäärien oikeellisuuden todentamiseksi sekä Helsingin kaupungin liikuntapaikoilla tarvittavien korttien myöntämistä ja ylläpitämistä varten.

Tietoja ei luovuteta kaupallisiin tarkoituksiin eikä yhdistyksen ulkopuolisille tahoille ilman lainmukaista perustetta.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mikäli käytettävät palvelut edellyttävät tällaisia siirtoja, ne toteutetaan aina voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja tarvittaessa asianmukaisiin suojatoimiin tukeutuen.

9. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilön jäsenyys yhdistyksessä on voimassa. Jäsenyyden päättymisen jälkeen tietoja säilytetään niin pitkään kuin yhdistyksellä on lakiin, kirjanpitoon tai oikeutettuun etuun perustuva tarve tietojen säilyttämiseen. Tarpeettomat tiedot poistetaan säännöllisesti.

10. Rekisterin suojaus

Rekisterin tiedot säilytetään asianmukaisesti suojattuina sähköisissä järjestelmissä ja tarvittaessa paperimuodossa. Tietoihin on pääsy vain niillä henkilöillä, joiden tehtävät edellyttävät tietojen käsittelyä. Käyttöoikeudet ovat henkilökohtaisia ja suojattu käyttäjätunnuksilla sekä salasanoilla. Tietoja käsitellään huolellisesti ja luottamuksellisesti.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
• tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot
• vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
• vaatia tietojensa poistamista, mikäli käsittelylle ei ole laillista perustetta
• rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä lain edellyttämissä tilanteissa
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä lain sallimissa tilanteissa
• tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos hän katsoo, että henkilötietoja on käsitelty tietosuojasäännösten vastaisesti

Oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa rekisterin yhteyshenkilölle kirjallisesti.

12. Selosteen muuttaminen

Helsingin Nykyaikaiset 5-ottelijat ry pidättää oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta lainsäädännön muutosten, viranomaisohjeiden tai oman toiminnan kehittämisen johdosta. Muutokset julkaistaan yhdistyksen verkkosivuilla tai muulla tarkoituksenmukaisella tavalla.